Business planning is a crucial step in starting a new company, and one of the key processes is opening a corporate bank account and establishing a proper accounting system keeping it separate from personal accounts. The main purposes are for tax planning, financial management, and accurate bookkeeping, all of which play an essential role in every aspect of business operations.

A Beginner’s Guide for New Business Owners: Setting Up a Company Accounting System — The First Step Toward Professional Business Financial Management

Why Open a Corporate Bank Account ?

ChatGPT said: Financial planning and establishing an accounting system are essential parts of running a business. Every business must consider tax planning and bookkeeping to track the company’s financial movements. Once financial clarity is achieved, it becomes easier to plan other aspects of the business to meet long-term goals. Most importantly, opening a corporate bank account enhances the company’s credibility compared to using a personal account. While it is not illegal to use a personal account, it does not project professionalism or trustworthiness. Therefore, having a corporate account helps strengthen the company’s image and reputation. 

Opening a corporate bank account can be done with the minimum initial deposit required by each bank. Many banks also allow online applications, making it convenient for business owners to manage financial transactions. A corporate account covers various business operations — including payment processing, salary disbursement, and even business loans or credit facilities that can be used to support future business growth.

Start your business with confidence opening a corporate bank account is the first crucial step toward success.

Start your business with confidence opening a corporate bank account is the first crucial step toward success.

Separating personal accounts from business accounts not only improves financial management but also helps reduce legal risks, enhance professional credibility, and increase the overall efficiency of business operations. 

5 Key Reasons Why New Entrepreneurs Should Open a Separate Business Account! 

1. Ensures transparent and traceable financial management 

• Clarity in income and expenses: Helps you easily track the business’s revenues and expenditures without mixing them with personal spending.
• Simplified auditing : A well-organized accounting system makes it easier during financial audits or report preparation, preventing confusion between personal and business income or expenses.

2. Helps with accurate and simplified tax calculation

• Accurate tax filing: Keeping separate accounts makes it easier to calculate the company’s net income and expenses clearly, reducing the risk of tax audit issues from the Revenue Department.
• Utilizing tax benefits: Business expenses can be used as tax deductions, but clear supporting evidence is required.

3. Build business credibility

• Professionalism: Using a business account demonstrates organized and professional management.
• Build trust with customers and partners: Partners or clients tend to trust businesses that maintain clear financial separation and can issue invoices or receive payments directly through a business account.

4. Legal protection

• Reduce personal liability risk: Mixing personal and business income can lead to legal issues. For example, if the business incurs debt, creditors may claim rights over personal assets.
• Legal clarity: Especially for limited companies that must maintain separation from personal assets.

5. Efficient financial management

• Good budgeting : Helps plan business expenses and investments effectively.
• Applying for business loans: Banks often review business accounts to assess the business's potential and credibility.

Steps for opening a company account

Opening a bank account for a company in Thailand requires preparing documents and following the procedures set by the bank. Each bank may have different requirements and conditions in certain cases. It is recommended to review the details on the website of the bank you are interested in. The steps for opening a company account are as follows:

Steps for opening a company bank account in Thailand

1. Prepare company documents and documents of the business owner and authorized directors. Ensure all documents are complete before contacting the bank for a smooth and efficient process. 

Documents to prepare 

• Certificate of Business Registration, certified by the registrar, issued within the last 6 months.
• Meeting minutes or a letter expressing the intention to open an account.
• Memorandum of Association
• Documents certified by the registrar within the last 6 months.
  • Form BorJor.3 – Company registration details.
  • Form BorJor.4 – Details of amendments to the registration and/or special resolutions (if any).
  • Form BorJor.5/BorMorChor.006 – Copy of the shareholder list or documents showing shareholding, issued by a government agency.
• Identification documents of the relevant individuals.
  • Signatories opening the account and individuals authorized to make payments.
    • For companiesnot listed on the Stock Exchange,use a valid smart ID card (foreigners use a passport).
    • For companiesnot listed on theStock Exchange, use a valid smart ID card (foreigners use a passport).
      If unavailable, use a government-issued photo ID with a valid identification number, such as a civil servant ID, state enterprise employee ID, government organization employee ID, passport, or driver’s license, etc.
  • All authorized signatories of the legal entity, the highest-level executive officers, and the beneficial owners (individuals holding at least 25% of the company’s shares; if none, use identification of the person controlling the company or the highest-level executive). Provide a copy of a valid ID card (foreigners use a copy of their passport) with certified true copy.

Souce : Krungthai Bank 

2. Choosing a bank and branch

• Choose a bank that meets the company’s needs, such as offering online transactions, supporting cheque issuance, or providing special services for businesses.
• Check the terms and fees of each bank.
• Schedule an appointment to prepare documents and open the account.

3. Account verification and usage

• Verify the account information received, such as the account name and account number.
• Test various services, such as conducting transactions through the bank’s application.
• Organize and store account documents and information for future reference.

4. Additional recommendations

• If the company has special characteristics, such as foreign shareholders or a cross-border business, it is advisable to consult the bank for additional guidance or seek advice from FDI regarding foreign shareholding or cross-border businesses that require licenses. We are happy to provide guidance and consultation from our experts. 
• Review policies related to financial reporting and taxes associated with the company’s bank account.

Advantages and disadvantages of opening a bank account in the name of a legal entity

In summary, opening a business account is highly recommended for entrepreneurs. 

Opening a company account has both advantages and disadvantages, which can be considered further before making a decision, as follows:

Advantages

1. Business credibility

• Enhance credibility: Using a corporate account for receiving and making payments helps create a professional image in the eyes of customers and partners.
• Facilitates business transactions: Invoices can be issued and payments received directly in the company’s name.

2. Financial management

• Separate personal and business finances: Reduces confusion and helps manage business finances effectively. A well-organized accounting system ensures more structured financial management.
• Facilitates account auditing: Clearly separated income and expenses make account auditing and tax filing smoother.

3. Tax benefits

• Tax deductions: Expenses paid through a corporate account can be used as tax deductions if they are related to the business.
• Accurate tax filing: A corporate account helps manage tax documents, such as P.N.30 and P.N.D.50, more easily.

4. Opportunities for business expansion

• Applying for business loans: Having a corporate account with a good financial history increases the chances of obtaining loans for business expansion.
• Access to special services: Banks often offer products and services specifically designed for legal entities, such as opening a Letter of Credit (L/C).

ข้อเสีย

1. ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

• ค่าธรรมเนียมบัญชี : บัญชีนิติบุคคลมักมีค่าธรรมเนียมในการดูแลบัญชีสูงกว่าบัญชีส่วนบุคคล
• ค่าดำเนินการเริ่มต้น : เช่น ค่าประทับตราและค่าเอกสารต่าง ๆ

2. กระบวนการซับซ้อน

• การเปิดบัญชีที่ยุ่งยาก : ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก เช่น หนังสือรับรองบริษัท บัญชีผู้ถือหุ้น และตราประทับบริษัท
• การทำธุรกรรมต้องมีการอนุมัติ : โดยเฉพาะหากมีกรรมการหลายคน อาจต้องใช้มติที่ประชุมหรือเอกสารเพิ่มเติม

3. ความยืดหยุ่นน้อยกว่า

• การเข้าถึงเงินทุน: การถอนเงินจากบัญชีนิติบุคคลมักต้องผ่านกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าบัญชีส่วนบุคคล
• ข้อกำหนดทางกฎหมาย: ต้องดำเนินการตามข้อกำหนด เช่น การรายงานบัญชีและยื่นภาษีตามระยะเวลาที่กำหนด

4. การดูแลบัญชี

• ความยุ่งยากในการบริหาร : ต้องเก็บบันทึกรายการทั้งหมดเพื่อการตรวจสอบและการยื่นภาษี
• ข้อผิดพลาดทางกฎหมาย : หากไม่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บัญชีและภาษี อาจถูกปรับหรือตรวจสอบจากหน่วยงานรัฐ

การลดข้อเสียในการเปิดบัญชีนิติบุคคลสามารถทำได้ด้วยการวางแผนล่วงหน้า เลือกธนาคารที่เหมาะสม และใช้เครื่องมือทางการเงินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ เพียงเท่านี้ปัญหาข้อเสียที่เกิดขึ้นก็จะมีทางออก พร้อมวิธีป้องกันรับมือแล้ว 

ข้อคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการวางแผนบัญชีและภาษี 

จากประสบการณ์ในการดูแล การวางระบบบัญชีบริษัท บัญชีนิติบุคคลให้กับองค์กร บริษัทต่าง ๆ FDI ขอแนะนำให้ผู้ประกอบการวางแผนการเงิน วางแผนภาษีตั้งแต่เริ่มต้นกิจการ เพื่อให้ทราบถึงความเคลื่อนไหวทางการเงิน สามารถตรวจสอบ พิสูจน์ได้ เพื่อความโปร่งใส รวมถึงมีข้อมูลให้สามารถใช้ในการวางแผนเพื่อต่อยอดพัฒนาธุรกิจ ที่อาจจะเกิดขึ้นในโอกาสอันใกล้นี้ของผู้ประกอบการทุกท่าน 

หากต้องการที่ปรึกษาการวางระบบบัญชี การทำบัญชี การวางแผนภาษีสำหรับนิติบุคคล FDI ยินดีให้คำปรึกษาพร้อมให้บริการการทำบัญชีรายเดือน-รายปี จากประสบการณ์กว่าหลายพันบริษัทที่ให้ความไว้วางใจให้เราได้ดูแล เราเชื่อว่าจะสามารถทำให้บัญชีบริษัทคุณเป็นไปอย่างง่ายดาย ตรงตามหลักทางบัญชีและกฏหมาย 

 

FDI Accounting & Advisory,

Comprehensive business consulting services!

🌐Website : www.fdi.co.th

📞 Phone : 02-642-6866, 02-642-6869, 02-642-6895

 E-mail : reception@fdi.co.th

 Facebook : FDI Group – Business Consulting

Line Official : @fdigroup