เปิดบริษัทแล้วต้องทำบัญชีอะไรบ้าง ? Checklist สำคัญ ที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่ต้องรู้
การจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทถือเป็นก้าวสำคัญของการเริ่มต้นธุรกิจ แต่หลายคนเข้าใจว่าหลังได้รับหนังสือรับรองบริษัทแล้วสามารถเริ่มดำเนินธุรกิจได้ทันที โดยไม่ได้เตรียมความพร้อมด้านบัญชีและภาษีอย่างถูกต้อง ในความเป็นจริง หลังจากจัดตั้งบริษัทแล้ว ผู้ประกอบการยังมีหน้าที่ตามกฎหมายอีกหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำบัญชี การยื่นภาษี การจัดเก็บเอกสาร และการจัดทำงบการเงิน หากละเลยอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับหรือปัญหาด้านภาษีในอนาคตได้
ซึ่งในบทความนี้ได้รวบรวม Checklist สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่า เปิดบริษัทแล้วต้องทำบัญชีอะไรบ้าง และควรเตรียมตัวอย่างไรให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรกและเป็นไปอย่างราบรื่น โดยทีมที่ปรึกษาวางระบบบัญชีและภาษีสำหรับนิติบุคคลจาก เอฟ ดี ไอ
ทำไมบริษัทต้องจัดทำบัญชี ? ไม่ทำได้หรือไม่ ?
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บริษัททุกแห่งที่จดทะเบียนนิติบุคคลในประเทศไทยมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีและเก็บรักษาเอกสารทางการเงินอย่างถูกต้อง การจัดทำบัญชีไม่ได้มีประโยชน์เพียงเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถ
- ตรวจสอบรายรับและรายจ่ายได้อย่างชัดเจน
- วางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- วิเคราะห์ผลกำไรและสถานะทางการเงินของธุรกิจ
- เพิ่มความน่าเชื่อถือในการขอสินเชื่อหรือขยายธุรกิจ
- รองรับการตรวจสอบข้อมูลจากกรมสรรพากรและหน่วยงานภาครัฐ
Checklist หลังจดทะเบียนบริษัทต้องทำอะไรบ้าง ?
1. เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท
หลังจากได้รับหนังสือรับรองบริษัทแล้ว สิ่งแรกที่ควรดำเนินการคือการเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท เหตุผลสำคัญคือเพื่อแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินของกิจการอย่างชัดเจน ให้สะดวกต่อการทำบัญชี ตรวจสอบได้ง่ายยิ่งขึ้น รวมถึงความน่าเชื่อถือหากมีการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของคู่ค้า ลูกค้า ด้วยเช่นกัน
เอกสารที่ต้องใช้ในการเปิดบัญชีบริษัท
- หนังสือรับรองบริษัท
- 基本定款
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
- ตราประทับบริษัท (ถ้ามี)
- บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจ
การใช้บัญชีบริษัทในการรับ-จ่ายเงินจะช่วยให้การจัดทำบัญชีมีความถูกต้องและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
2. จัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบ
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยของธุรกิจขนาดเล็กคือการเก็บเอกสารไม่ครบถ้วน เอกสารสำคัญที่ควรจัดเก็บ ได้แก่
เอกสารรายรับ
- ใบกำกับภาษีขาย
- ใบเสร็จรับเงิน
- หลักฐานการโอนเงิน
- ใบแจ้งหนี้
เอกสารรายจ่าย
- ใบกำกับภาษีซื้อ
- ใบเสร็จรับเงิน
- สัญญาว่าจ้าง
- หลักฐานการชำระเงิน
เอกสารด้านบุคลากร
- สัญญาจ้างงาน
- เอกสารเงินเดือน
- ประกันสังคม
ทั้งนี้อาจจะมีการจัดเก็บเอกสารอื่นๆ เพิ่มเติม การจัดเก็บเอกสารอย่างครบถ้วนจะช่วยลดความเสี่ยง ปัญหาด้านอื่นๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้
3. การจัดทำบัญชีรายเดือน
ไม่ว่าบริษัทจะมีรายได้มากหรือน้อย หรือแม้แต่ยังไม่มีรายได้เลย บริษัทก็ยังมีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย การจัดทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ทราบสถานะทางการเงินของธุรกิจได้ตลอดเวลาซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อเจ้าของธุรกิจเป็นอย่างมาก
ข้อมูลที่ควรบันทึก ได้แก่
- รายรับ
- รายจ่าย
- ลูกหนี้
- เจ้าหนี้
- เงินสด
- เงินฝากธนาคาร
- สินทรัพย์ของกิจการ
4. การยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
หลายคนเข้าใจผิดว่าบริษัทที่ยังไม่มีรายได้ไม่จำเป็นต้องยื่นภาษี ซึ่งเป็นความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน บริษัทมีหน้าที่ยื่นแบบภาษีตามกำหนด แม้ในบางกรณีจะไม่มีภาษีต้องชำระก็ตาม
ภาษีนิติบุคคล ยกตัวอย่างเช่น
法人税
ประกอบด้วย
- ภ.ง.ด.51 (ประมาณการกำไรสุทธิกลางปี)
- ภ.ง.ด.50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี)
付加価値税 (VAT)
หากกิจการเข้าหลักเกณฑ์การจดทะเบียน VAT จะต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือน
源泉徴収税
กรณีมีการจ่ายค่าบริการ ค่าเช่า หรือค่าจ้างบางประเภท บริษัทมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งกรมสรรพากร
5. การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
หากธุรกิจที่มีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด อย่างไรก็ตาม บางธุรกิจอาจพิจารณาจด VAT ตั้งแต่เริ่มต้น แม้รายได้ยังไม่ถึงเกณฑ์ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและสามารถนำภาษีซื้อมาหักภาษีขายได้
ประโยชน์ของการจด VAT
- เพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ
- ออกใบกำกับภาษีได้
- ขอคืนภาษีซื้อได้
- รองรับการทำธุรกิจกับองค์กรขนาดใหญ่
6. การจัดทำงบการเงินประจำปี
ทุกบริษัทมีหน้าที่จัดทำงบการเงินประจำปีและนำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
งบการเงินประกอบด้วย
- งบแสดงฐานะการเงิน
- งบกำไรขาดทุน
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
โดยงบการเงินจะต้องได้รับการตรวจสอบและรับรองโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) งบการเงินที่ถูกต้องไม่เพียงช่วยปฏิบัติตามกฎหมาย แต่ยังเป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนธุรกิจและการขอสินเชื่ออีกด้วย
7. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการมักมองข้าม
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นภาษีที่บริษัทต้องหักจากผู้รับเงินก่อนจ่ายจริง และนำส่งกรมสรรพากร
ตัวอย่างเช่น
- ค่าบริการ
- ค่าเช่า
- ค่าที่ปรึกษา
- ค่าจ้างวิชาชีพ
หากไม่ดำเนินการอย่างถูกต้อง อาจมีเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามกฎหมาย ดังนั้นเจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบประเภทค่าใช้จ่ายและอัตราการหักภาษีให้ถูกต้องทุกครั้ง
ผู้ประกอบการควรจ้างนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีหรือไม่ ?
สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ การดูแลบัญชีด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องที่ใช้เวลาและมีความซับซ้อน โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต การว่าจ้างที่ปรึกษาหรือสำนักงานบัญชีให้เข้ามาดูแลในส่วนนี้จะช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง มีความมั่นใจมากขึ้น อีกทั้งการจัดทำบัญชีนิติบุคคลเป็นเรื่องที่สำคัญเมื่อมีการดำเนินกิจการของบริษัท กฎหมายภาษีมีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การจัดการเรื่องบัญชีและการวางแผนภาษีเป็นเรื่องที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานที่เพิ่มมากขึ้น
ร่วมพูดคุยและปรึกษาที่ปรึกษาด้านบัญชีและวางแผนภาษีสำหรับนิติบุคคลได้ที่นี่
ข้อดีของการจ้างสำนักงานบัญชี
- ลดความเสี่ยงด้านภาษี
- ยื่นภาษีได้ถูกต้องและตรงเวลา
- ได้รับคำแนะนำด้านภาษีและกฎหมายธุรกิจ
- ประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร
- มีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลการจัดทำงบการเงิน
การมีที่ปรึกษาด้านบัญชีตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถมุ่งเน้นการพัฒนาธุรกิจได้เต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลกับรายละเอียดด้านบัญชีและภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
โดยสรุปแล้ว หลังจากจดทะเบียนบริษัท เจ้าของธุรกิจควรดำเนินการด้านบัญชีและภาษีอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การเปิดบัญชีธนาคารบริษัท การจัดเก็บเอกสาร การจัดทำบัญชีรายเดือน การยื่นภาษี การจด VAT การจัดทำงบการเงิน และการบริหารภาษีหัก ณ ที่จ่าย
การวางระบบบัญชีที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรก ไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างครบถ้วน แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญในการวางแผนการเงิน การบริหารภาษี และการเติบโตอย่างยั่งยืนในอนาคต
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษีสำหรับธุรกิจของคุณ
หากคุณเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจและต้องการคำแนะนำด้านการจัดทำบัญชี ภาษี และการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง - พร้อมให้บริการด้านบัญชี ภาษี และที่ปรึกษาธุรกิจแบบครบวงจร โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ดูแลทั้งธุรกิจ SME และองค์กรขนาดใหญ่
ติดต่อ FDI Accounting & Advisory วันนี้ เพื่อวางระบบบัญชีและภาษีที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจ ช่วยลดความเสี่ยงและสร้างความมั่นใจในการเติบโตอย่างยั่งยืน
ช่องทางติดต่อ
- Facebook : FDI Group – Business Consulting
- Line : @fdigroup
- Phone : 02-642-6866, 02-642-6869, 02-642-6895
- E-mail : infojob@fdi.co.th
- Website : www.fdi.co.th