SME ต้องรู้ วาง”ระบบบัญชี”ให้มีประสิทธิภาพ เริ่มอย่างไรให้ธุรกิจโตไวอย่างยั่งยืน

ระบบบัญชีที่ดี คือหัวใจของธุรกิจที่ยั่งยืน พร้อมคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษี 

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็ก กลาง หรือขนาดใหญ่ หากไม่มี “ระบบบัญชี” ที่ดี ก็เหมือนเรือที่ไร้เข็มทิศในการนำทาง เพราะระบบบัญชีไม่ใช่แค่การ “บันทึกตัวเลข” เท่านั้น แต่คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดำเนินธุรกิจอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และวางแผนภาษีได้อย่างครบถ้วน มีความถูกต้องโปร่งใส 

ซึ่งในบทความนี้ เราจะพาคุณมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับ “ระบบบัญชี” ว่าคืออะไร สำคัญอย่างไร ธุรกิจต้องเริ่มต้นจัดทำอย่างไรให้มีความสอดคล้องกับการดำเนินงาน และควรพิจารณาปัจจัย ด้านใดบ้างในการวางระบบบัญชีให้ดีมากขึ้น พร้อมคำแนะนำจากทีมที่ปรึกษาด้านบัญชีและภาษีสำหรับนิติบุคคล ที่มีประสบการณ์ตรงในการดูแลธุรกิจไทยหลากหลายประเภท

ระบบบัญชี คืออะไร ? เริ่มทำอย่างไรให้ตอบโจทย์ธุรกิจ

ระบบบัญชี (Accounting System) คือ กลไกหรือกระบวนการที่ธุรกิจใช้ในการจัดเก็บ จัดการ วิเคราะห์ และรายงานข้อมูลทางการเงินอย่างเป็นระบบ เพื่อใช้ในการบริหารภายใน ตอบสนองต่อข้อกำหนดของกฎหมาย และวางแผนด้านภาษี

ระบบบัญชีอาจประกอบด้วย

• เอกสาร รายงาน – รวมถึงขั้นตอนการบันทึกรายการบัญชี (บัญชีรายวัน, บัญชีแยกประเภท)
• ระบบควบคุมภายใน เช่น การอนุมัติค่าใช้จ่าย การตรวจสอบเอกสาร
• เครื่องมือ เช่น การใช้โปรแกรมบัญชีหรือซอฟต์แวร์ ERP
• รายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด
• ผู้ปฏิบัติงาน เช่น เจ้าหน้าที่บัญชีที่มีประสบการณ์ตรง

ทำไม “ระบบบัญชี” จึงสำคัญกับธุรกิจ ?

หลายธุรกิจมองข้ามการวางระบบบัญชีที่ดีตั้งแต่แรกเริ่ม จนกลายเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในภายหลังจากการดำเนินงานไปบ้างแล้ว ทั้งการทำบัญชีที่ไม่ครบถ้วน เอกสาร หลักฐานการใช้เงินไม่ครบ การวางแผนภาษีผิดพลาด หรือการไม่สามารถวิเคราะห์ต้นทุน-กำไรได้ชัดเจน ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นที่ต้องวางแผนระบบบัญชีและการวางแผนภาษีที่ดีตั้งแต่เริ่ม 

ระบบบัญชีที่ดี ควรจะต้องมีองค์ประกอบอย่างไร

การจะมีระบบบัญชีที่ดี ไม่ใช่แค่การใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป หรือเจ้าหน้าที่บัญชีในการทำงาน แต่ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบที่เชื่อมโยงกันอย่างมีระบบที่ตรวจสอบได้ ได้แก่

1. กระบวนการจัดเก็บเอกสาร หลักฐานที่ครอบคลุม

เริ่มจากการเก็บใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เอกสารสั่งซื้อ-ขาย เอกสารโอนเงิน ฯลฯ อย่างเป็นระเบียบ ในส่วนนี้ธุรกิจจะนิยมใช้พนักงานบัญชีในการตรวจสอบ รวบรวม เพื่อให้มีความถูกต้องอย่างครบถ้วนที่สุด 

2. ขั้นตอนการบันทึกบัญชี

ต้องมีนโยบายบัญชีในการทำงานสำหรับพนักงานบัญชีที่ชัดเจน เช่น จะบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อไหร่ ใช้บัญชีหมวดใด ให้ตรงกับมาตรฐานบัญชี

3. ระบบควบคุมภายในองค์กร 

เช่น การอนุมัติค่าใช้จ่ายล่วงหน้า การแยกหน้าที่ระหว่างผู้จัดซื้อ-ผู้จ่ายเงิน-ผู้ตรวจสอบ เพื่อป้องกันทุจริต รวมถึงการมีผู้ตรวจสอบจากภายนอกให้เกิดความโปร่งใสมากที่สุด 

4. โปรแกรมบัญชีหรือ ERP (Enterprise Resource Planning) 

แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร 

5. รายงานทางการเงิน

ต้องจัดทำงบการเงินทุกเดือนหรือทุกไตรมาส เพื่อให้สามารถติดตามผลการดำเนินงาน และใช้ในการยื่นภาษี

ตัวอย่างปัญหาธุรกิจที่ไม่มีระบบบัญชี

“บริษัทขายของออนไลน์ยอดขายดีมาก แต่เจ้าของไม่รู้เลยว่าจริงๆ แล้วกำไรเท่าไหร่ เพราะไม่แยกต้นทุนสินค้า ค่าโฆษณา และค่าขนส่งอย่างชัดเจน ทำให้เมื่อถึงสิ้นปีพบว่าต้องจ่ายภาษีมากกว่าที่คาดไว้หลายแสนบาท”

นี่คือปัญหาจริงที่เกิดขึ้นบ่อยกับธุรกิจที่เริ่มต้นจากความรู้ด้านการตลาดหรือสินค้า แต่ไม่มีความรู้ด้านบัญชีและภาษี การวางระบบบัญชีที่ดีตั้งแต่ต้น จึงช่วยให้ป้องกันปัญหาแบบนี้ได้

ตอบคำถามด้วย 5 เหตุผลหลักที่ “ระบบบัญชี” คือ หัวใจของธุรกิจ

1. ระบบบัญชีที่ดีจะทำให้ข้อมูลทางการเงินเป็นโปร่งใส และตรวจสอบได้ รวมถึงช่วยติดตามและการบริหารจัดการทางด้านการเงิน เป็นการลดความผิดพลาดจากการบันทึกย้อนหลัง หรือเอกสารสูญหาย 
2. เพื่อความถูกต้องของกฏหมายและภาษี ให้สอดคล้องกับกฎหมายไทยที่ระบุไว้สำหรับนิติบุคคลที่ต้องยื่นภาษี การบันทึกบัญชีจะทำให้ธุรกิจทราบรายได้ ค่าใช้จ่าย เพื่อความโปร่งใสภายในองคืกรเอง รวมถึงการยื่นภาษี ซึ่งตามกฏหมายได้กำหนดให้ “นิติบุคคล” ต้องทำบัญชีอย่างถูกต้อง และยื่นงบการเงินทุกปี รวมถึงภาษีอื่น ๆ ตามกฏหมายระบุ อย่างครบถ้วน 
3. ช่วยให้บริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยในการตัดสินใจด้านการเงิน รวมถึงเป็นข้อมูลที่สำคัญในการบริหารงานของผู้บริหาร คู่ค้า ได้ เช่น ข้อมูลบัญชีช่วยให้เจ้าของกิจการรู้ว่าเงินไปอยู่ที่ไหน กำไรจากสินค้าใด ค่าใช้จ่ายส่วนใดเกินงบ
4. ช่วยลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบย้อนหลัง ระบบบัญชีที่ดีมีเอกสารประกอบครบถ้วน มีการยื่นภาษีครบถ้วน กรมสรรพากรหรือหน่วยงานรัฐไม่สามารถเรียกปรับย้อนหลังโดยไม่มีมูลได้
5. ส่งเสริมให้การวางแผนภาษีเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถใช้ข้อมูลจากระบบบัญชีเพื่อวางแผนภาษี ปรับรายจ่ายให้เหมาะสม รวมถึงการวางแผนภาษีเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรและประเทศมากที่สุด

คำแนะนำจาก”ผู้เชี่ยวชาญ” SME  ควรเริ่มวางระบบบัญชีอย่างไร ?

1. วางแผนตั้งแต่เริ่มต้นการดำเนินธุรกิจ

ควรเลือกผู้ให้บริการบัญชีที่มีประสบการณ์ ไม่ใช่แค่ “ทำบัญชีเพื่อยื่นภาษี” แต่ต้องมีวิสัยทัศน์มองภาพที่ครอบคลุม มีประสบการณ์ในการทำบัญชีให้นิติบุคคลอื่น ๆ ในการช่วยธุรกิจวางแผนเติบโต

2. กำหนดนโยบายภายในเกี่ยวกับเอกสารและการเงิน

หากองค์กรขนาดเล็ก – ขนาดใหญ่ จะมีหน้าที่ส่วนนี้ชัดเจน หากสำหรับคนที่พึ่งเริ่มดำเนินการส่วนนี้ ขอแนะนำ เช่น ใครมีสิทธิอนุมัติจ่ายเงิน, ใครเก็บเอกสาร, ใครดูรายงาน ฯลฯ เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนและความเสี่ยง

3. การนำเอาเทคโนโลยี โดยการใช้โปรแกรมบัญชีมาช่วยในการบันทึกข้อมูล 

จะสามารถช่วยให้เก็บข้อมูลได้เป็นระบบ ค้นหาเอกสารง่าย ลดความผิดพลาด และสามารถดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้พนักงานบัญชีสามารถดำเนินงานได้สะดวกมากขึ้น 

แล้วธุรกิจของคุณ ? มี “ระบบบัญชี” ที่ดีหรือยัง?

FDI  ในฐานะ ที่ปรึกษาด้านบัญชีและวางแผนภาษีสำหรับนิติบุคคล พร้อมช่วยคุณวางระบบบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นเพื่อให้สะดวก ง่าย ต่อการจัดการข้อมูล สามารถตรวจสอบได้อย่างโปร่งใสในขั้นตอน ด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์เชิงลึก พร้อมให้คำปรึกษาที่ถูกต้อง รวดเร็ว ราคาเหมาะสม ช่วยจัดการให้ธุรกิจของคุณเป็นระบบ ให้คำแนะนำการวางแผนภาษีได้อย่างถูกต้อง และเพิ่มโอกาสที่สำคัญทางด้านการเงินเพื่อให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืนได้มากขึ้น 

ปรึกษาระบบบัญชีและวางแผนภาษี หรือขอคำปรึกษาเบื้องต้นสำหรับนิติบุคคล

📞 โทร:  02-642-6866, 02-642-6869, 02-642-6895
📧 อีเมล: infojob@fdi.co.th
🌐 เว็บไซต์: www.fdi.co.th
📱 LINE: @fdigroup